効率的に時間を操る!作業効率を一気に上げる時間術とは?

お役立コラム

時間が限られてるってこと気づいてる?

寿命って考えたことありますか?

生きているものは遅かれ早かれいずれ死を迎えるもんです。
苦しくも自然の摂理であり、逆らえない事実というか。。。

今の最先端医療を駆使したとしても、100歳前後までしか生きることはできないんですよね。
そのうち、脳が働いて、しっかり手も足も動く元気に生きられる時間は70~80歳程度まで。
活動していられるうちに、自分のやりたいことを確実にやらないと損すると思われます。

今与えられている時間を何に使うかで、人生も大きく変わってくるので、ここは丁寧に考えるべき。
効率がいい時間術やタスク管理術を覚えて、自分の思い通り生きられる人生を歩む。そんな方法論についてのお話です。

残業リーマンが減らない日本

日本人は他の先進国に比べると、多くの時間を仕事に充てていると言われています。
昔に比べると、働き方改革の影響もあって縮小傾向にありますが、
就業時間が過ぎても残って残業をしている人が大勢いることも事実ですよね。

Vokersの民間調査では、
日本の労働者を対象とした残業時間平均は、47h/月と出ています。
1日2時間ほど、残業してるサラリーマンで世の中溢れかえっているということです。
アメリカなどではまず残業するということはないので、なかなかな数字です。

なんで、世のサラリーマンはこんなに残業をしているのか?

これは、大きく2つの理由が考えられます。

・持っているタスクが就業時間内に終えられない→自分に問題がある

・会社がブラックすぎて、残業を強いられる→会社に問題がある

会社のせいなのか、自分のせいなのか。結論どちらかな訳です。

上司の拘束がひどいなど、そもそも会社に問題があり明らかにブラック会社なら、会社を辞めていいと思います。
早いとこ辞めてしまって自分の時間を確保するよう動いてください。話はそこからです。

ではなく「自分が原因」で思うように時間を扱えていない人も多くいますよね。

今回の話の肝はそこです。

時間通りにコトが進まない原因を考える

時間にいつも追われている人の大半は自分自身に問題があります。

時間コントロールが上手くできない、原因が必ずあるのです。
なのでまずは、なぜ時間ができていないのかを考える必要があります。

例えば、時間コントロールができない原因の一つに「仕事のマルチタスク化」があります。
やるべきタスクが多すぎて、頭の整理がつけられない状態が続き、仕事効率が悪くなるという状況です。

マルチタスクは、作業効率を図る上では悪影響を及ぼします。

とある研究によると、
他の作業をしながら別の作業をした場合、脳の回転や集中力などすべての面で生産性が40%ほど下がると言われています。

いくつもの仕事を同時に進めていくマルチタスクは、脳にパニックを与える訳です。

個人の能力キャパシティの問題もあると思いますが、まずはスムーズに仕事を進められる自分自身の限度を知る必要があります。

このように、自分の取り組みの中で一体何が悪いのか。
1つずつ原因をチェックしていくことで、改善まで幅を広げることができます。

時間をうまく使うために考えること

仕事や作業を効率よくこなしていくためにどのようなことに気を使うべきか。

いくつか時間を効率的にコントロールするための方法を記載します。

作業時間をあらかじめ決めて行動。且つ人に宣言する

作業時間をあらかじめ決めて行動をする。この方法は王道中の王道ですね。

時間を決めて作業を行うのと時間を決めずに作業を行うことで完成物に、実際大きな差は生まれません。
時間を決めて動くだけで、ダラダラ作業することがなくなるので効率がぐんとアップします。

そこにプラスアルファで、他人に公言しておくとさらに効率よく物事を進められます。
他人に話をしてしまっているために、必ずやり遂げなければいけないと言うプレッシャーも与えられます。
これは試してみるとよくわかるので、己の身を以て試してみてください。

タスクシフトを使用する

タスク管理の手法で、マルチタスクによる脳のパニックを抑える効果的な方法として、「タスクシフト」というものがあります。
タスクシフトとは、あらかじめ複数のタスクを切り替えるタイミングを決めておくテクニックのことです。

気まぐれに作業を切り替えるよりも、「次の時間が決まっている」ことで、
脳が安心し、その結果、作業を切り替えても時間が細切れになった感覚が起きず、 安心して作業に打ち込めます。
あらかじめ、時間を決めて起き、それらの作業に当たると脳にパニックを与えずに効率よく仕事ができるようになります。

「忙しい」とは一切言わない

ポーランドのワルシャワ大学の研究によると、「忙しい」と口に出すたびに、
意識は未来や過去に向かい、そのせいで目の前の本当にやるべきことに集中できなくなるという発表があります。
忙しいと発すると、予定していた作業ができずじまいに終わってしまい、
本当は余っていたはずの時間を無自覚に消失させてしまいます。

口では忙しい忙しいと言っている人ほど、未来のことばかり考えていて、
今現在にフォーカスしていないケースもよく見受けられます。
現実にきちんとフォーカスできるように忙しいと口に出すことをやめましょう。

人に仕事を振るor任せてしまう

なるべく手元にあるタスクは1つ。こういう状況を常時作るよう心がけるようにしましょう。
自分でやらなくても、他の人にやってもらったほうが効率的に作業を進めることができます。
ボールが離れていくと自然と心のゆとりが生まれます。そして心のゆとりが集中力を生み出します。

施策を試すのではなく、改善策を試すようにしよう

いくつか施策を提示しましたが、これらを試したからと言って、改善が約束されると言うわけではありません。
原因から探っていかないと、本質的には問題は解決はしないものです。

自分の中で何が原因なのかしっかりと理解した上で、施策を試みると良いですね。

この記事のまとめ

時間コントロールができるようになると、自分の思い通りに物事を進められるようになります。
今うまく時間コントロールができない人でも、原因をしっかり理解すると必ず時間を操ることができるようになります。

自分の貴重な時間をキチンと確保することで最善の人生を歩めるようしましょう。

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